דצמ' 19, 2008
זמן לניהול זמן
אחת מהבעיות השכיחות אצל מנהלים בכל תחום שהוא הינה בעיית ה 'אין זמן' , ביטויים אופייניים כמו "אין לי זמן לעצמי" , "אין לי זמן לישון" , " אני עסוק מעל הראש" ועוד כהנה וכהנה. משפטים רבים אחרים ניתנים למיצוי בעובדה שמנהלים רבים אינם מוצאים זמן לניהול הזמן.
Time is money איננו קלישאה כפי שרובינו הורגלנו לשמוע, הכסף הפך מזמן לאמצעי והזמן למטרה, אלא שרבים המנהלים ששוכחים זאת ובמקום לנהל את הזמן הם מאבדים אותו. על פניו אפשר היה לחשוב שידידו הטוב של המנהל הלוא הוא לוח הפגישות "האאוט-לוקי" יביא לידי שיפור בנושא זה, ומקום זאת מנהלים רבים מוצאים את עצמם מזינים את ה –outlook ביותר ויותר פגישות לעתים על חשבון זמן עבודה , זמן אכילה או כמו שניחשתם זמן לניהול זמן.
זמן לניהול זמן הוא זמן הנטו שכל אחד מאיתנו משקיע בניהול המטלות היומיות או השבועיות כולל הקצאת יעדים ומטרות על מנת לעמוד בהן. סוג זמן זה רצוי שיושקע בכל תחילת שבוע עבודה כדי לרכז את כלל הנושאים שנשארו פתוחים מהשבוע הקודם + הנושאים החדשים שהועלו השבוע וזאת על מנת למקסם את הפעילות הניהולית. תרבות ניהול הזמן "הולכת לאיבוד " בסבך המטלות , הפגישות היומיומיות שמשאירות אתכם מתוסכלים, לעיתים חסרי סיפוק או עם מלאי משפטי מפתח על חסכים שונים בזמן. הבעיה ש 'זמן' זה מוצר שניתן לקנותו במחיר עצמו. כלומר במחיר הזמן שאותו אתם מקדישים כדי לנהל אותו כראוי .
כיצד קונים זמן ?
אחת מהדרכים המועילות לקניית זמן יומחשו להלן במשחק הכדור שאותו "משחק" המנהל עם חבריו לקבוצה – העובדים .
אחת מהטעויות הנפוצות של מנהלים המנהלים זמן באופן לוקה בחסר, היא היכולת המופלאה שלהם להיענות באורח פלא לדרישות עובדיהם באופן כמעט בוטה, כך שכל אימת שהעובד תקוע , לא יכול , לא מסוגל או לא רוצה לסיים מטלה כלשהי הוא מעביר את הכדור לצד המנהל מתוך תקווה שהלה יסיים את המהלך בזריקת 3 נקודות מוצלחת או סוג מסוים של קליעה אחרת. האסיסט במקרה שלנו הינו עובד החברה אשר ביצע את עבודתו נאמנה ועתה הוא יכול לרדת לספסל ולנוח. עד מתי ? עד האסיסט הבא כמובן .
הגם שיש מנהלים שטובים במשחקי One on One רוב המנהלים אינם מנהלים רק עובד אחד אלא כמה נוספים כך שרשימת הכדורים שמקבל המנהל שלנו מחבריו לקבוצה עלולה לעיתים להרקיע למספר המשתתפים בקבוצה, מבלי להזכיר את העובדה שהם מסוגלים לקלוט בעצמם ולהעביר כדורים נוספים לחברם המנהל. ממש משחק play off . אלא שלמנהל יש רק שתי ידיים פנויות ובדרך כלל יכולת לטפל בכדור אחד בוא זמנית .
איך מנצחים משחק קבוצתי ?
ההחלטה בידי המנהל. האם הוא משחק על נקודות או על זמן? משחק טוב הינו משחק על זמן. , עובדים טובים משחקים על נקודות. עכשיו ניתן לשאול מי צובר אותן ( המנהל או העובד ). כמנהלים טובים אתם תרצו שעובדיכם יעשו את הנקודות ואתם תרוויחו את הזמן וכל אימת שהמשוואה הזאת מובנת ניתן לסיים כמעט כל משחק בניצחון. כל אימת שהכדור נמצא אצל העובדים והזמן אצל המנהל, המצב תקין. במידה וכמנהלים קיבלתם כדור, השאיפה היא להחזיר אותו כמה שיותר מהר לעובד. העובד לומד לקלוע , לשחק משחק קבוצתי , להתמודד עם בעיות ובסופו של דבר הוא צובר את הנקודות ואתם כמנהלים מפנים לכם עוד זמן כדי לטפל בנושאים החשובים מבחינה ניהולית .
אם בסוף יום עבודה או שבוע עבודה הסיכום שלכם כמנהלים היה שצברתם יותר כדורים מאשר זמן , אזי המשחק הקבוצתי שלכם לוקה בחסר. אתם כנראה נוטים לעשות יותר את עבודתם של עובדיכם או נהנים לקחת אותה בתוספת גזירה ווירטואלית של קרדיטים לא לכם, ובסופו של דבר אתם הם אלו שעשויים להצטער על זמן שהלך לכם לאיבוד.
מספר עצות למנהלי הזמן